Digitale Kommunikation meistern – aber wie? So werden Sie zum Advanced Communicator.

2020 ist ein Jahr voller Herausforderungen und Umstellungen, nicht nur im privaten Bereich, sondern auch im beruflichen Umfeld. COVID-19 hat uns von heute auf morgen  ins Home-Office geschickt, und womöglich hat Ihr Arbeitgeber ad hoc ein Tool einführen müssen, um mit allen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Und bei vielen Unternehmen heißt dieses Tool Microsoft Teams

Aber was hat dies nun mit einer Advanced Communication zu tun?

Microsoft Teams ist nicht nur ein Tool zum Chatten und um Meetings abzuhalten, sondern es ist eine Kollaborationsplattform. Wir legen in Teams Dateien ab, kommunizieren über diese, arbeiten gemeinsam an Dokumenten vielleicht sogar zeitgleich während wir gemeinsam im Teams-Meeting sitzen und uns darüber abstimmen. Wir eröffnen Teams, sogenannte Arbeitsräume im Tool, legen dort Kanäle an, starten in ihnen Unterhaltungen und teilen Dokumente. Und ja, am Ende des Tages chatten wir auch mit Kollegen 1-zu-1 oder in der Gruppe. Und schnell wird klar, dass unsere gewohnte Herangehensweise als sich unsere Kommunikation „nur“ auf E-Mail, persönliche Gespräche und Telefon beschränkte  nicht mehr ganz mithalten kann. Die Auseinandersetzung mit einer neuen Art des Kommunizierens ist erforderlich, um so gemeinsame Rahmenbedingungen und eine gemeinsame Netiquette zu etablieren, denn selbst ein einfaches Feature wie “Antworten“ kann in Teams schnell zum Stolperstein werden.

Welche Features in Microsoft Teams sollte ich denn nun kennen und wie anwenden?

Zuerst sollten Sie sich darüber klar werden, zu welchem Zweck Sie kommunizieren wollen. Wissen Sie z.B. genau wer Ihnen welche Information zur Verfügung stellen kann? Oder wollen Sie Ihr Team insgesamt ansprechen? Sinn und Zweck der Kommunikation entscheidet, ob Sie einen 1-zu-1 Chat in Teams nutzen oder neu starten oder besser eine Unterhaltung in einem Kanal beginnen.

Kanäle in Teams – warum, weshalb, wie?

In jedem Team in Teams wird per Default bereits ein „Allgemein“-Kanal angelegt. Da in diesem jedoch auch Status geteilt werden (Mitarbeiter verlässt das Team, oder wird entfernt, wird hinzugefügt etc.), ist es empfehlenswert, die Kommunikation zu bestimmten Themenbereichen oder Projekten in separaten Kanälen zu organisieren. Diese kann man dann auch gut strukturieren, abgestimmt auf die Anforderungen an Zusammenarbeit und Kommunikation und z. B. den Planner als Aufgabentool, ein OneNote als Notizbuch, einen Terminkalender oder Dokumentenbibliotheken als Registerkarte einbinden. 

Beim Erstellen von neuen Kanälen sollte man sich im Team einigen, was wie und wozu gebraucht wird. Der Kanal kann als eine Art Cockpit gesehen werden, um mit wenigen Klicks direkt zu den relevanten Inhalten zu gelangen.
Pro Tipp Erstellen Sie eine kurze Beschreibung des Kanals: Wozu wird dieser genutzt? Was wird hier wie, wann und an wen kommuniziert? Welche Dokumente liegen hier bzw. sollen abgelegt werden? Hinterlegen Sie diese kurze Beschreibung transparent und prominent, zum Beispiel in einem Wiki als Registerkarte – so kann jeder Teilnehmer dies jederzeit nachlesen.

Unterhaltung – wie im realen Leben?

Ja und nein. Bedenken Sie, dass Sie sich als Teilnehmer einer Unterhaltung in einem Kanal wie auf einem großen gesellschaftlichen Parkett befinden. Handelt es sich z.B. um einen Teams-Arbeitsraum für ein Projekt, in welchem unterschiedliche Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen vertreten sind, kann der Umgangston etwas förmlicher ausfallen – je nach Ihrer Unternehmenskultur und etabliertem Umgangston. Zu bedenken gilt, es handelt sich weiterhin um eine schriftliche Kommunikation und nicht um kurze informelle Nachrichten à la WhatsApp & Co. Nehmen Sie sich Zeit, einen Post zu schreiben. Eine E-Mail lesen Sie sicherlich auch vor dem Absenden nochmal durch und formatieren Ihren Text. Auch in Teams kann man einen Post zeitsparend mit Aufzählungszeichen, Markierungen, etc., versehen, so dass ihre Botschaft einfach zu erfassen ist. Mit einem Klick auf das Zeichen öffnen sich die Formatierungsmöglichkeiten. Smileys zu verwenden, kann Ihre Botschaft unterstützen, ein unruhiges Gif vielleicht eher weniger.
PS: Gifs kann man gerne in Kanälen verwenden, die für einen informellen Austausch im Team oder für ein Socializing definiert sind.

Und tappen Sie nicht in die Falle der Eingabezeile in Teams!
Beachten Sie, dass die Haupteingabezeile in Teams für „Neue Unterhaltung starten“ steht! Möchten Sie hingegen auf eine bereits bestehende Unterhaltung reagieren, dann nutzen Sie den – zugegeben recht kleinen – Pfeil und Dialog „Antworten“ innerhalb der Unterhaltung. Warum? Nur so können Sie Unterhaltungen und darauf abzielende Antworten bündeln und die Konversationen bleiben untereinander nachvollziehbar.  

Betreff – Wie in einer E-Mail? Ja, Ihnen und anderen zuliebe!

Outlook hat stets die Angewohnheit, uns zu fragen, ob wir die E-Mail wirklich ohne Betreff verschicken wollen. Teams tut dies (leider) nicht. Und doch sollte man wissen, wie man seine Unterhaltung strukturieren kann. Ein Betreff wird größer dargestellt und zieht den Blick auf sich. So kann jeder, der evtl. in der Unterhaltung getaggt = adressiert wird, mit dem Lesen des Betreffs erfassen, ob er den Post komplett durchlesen und darauf reagieren soll. Wir helfen mit einem Betreff also der Zeitorganisation und Effizienz unserer Kollegen. Wer würde dies nicht mögen?

Pro-Tipp Denken Sie beim Strukturieren Ihrer Informationen im Post an Ihren Empfänger. Helfen Sie beim Kontext erfassen mit relevanten W-Fragen (Was? Warum? Was jetzt?). Strukturierte Informationen können wir verlässlicher und präziser behalten als unstrukturierte!

Tags – Don’t @ me?

Doch, genau das sollten Sie tun! Besonders, wenn Sie eine Unterhaltung starten, in welcher wichtige Fragen an diverse Personen gestellt werden. Adressieren Sie die Personen mit @-Erwähnen, von denen Sie eine Antwort oder Reaktion benötigen. Wir alle jonglieren den ganzen Tag mit diversen Teams, Kanälen, Chats und Meetings – und noch mit anderen Kommunikationskanälen wie E-Mail & Co. Da reißt uns die Aufmerksamkeit, welche ein @-Erwähnen auf sich zieht, doch recht gut aus dem Arbeiten mit Scheuklappen heraus.

Was uns aber auch direkt dazu bringt, es mit dieser Funktion oder auch mit der Tag-Funktion nicht zu übertreiben… Überlegen Sie vorher gut, ob es die richtige Person ist, @-Erwähnen Sie nicht alle wahllos im Team oder alle Mitglieder des Teams (durch @Teamsname). Möchten Sie nur sicherstellen, dass eine Information weitergeleitet wird, dann taggen Sie die Person mit @-Erwähnen und vermerken Sie ein „FYI“ („For your Information“) oder Ähnliches.

Links – Aber bitte in hübsch!

Natürlich kann man in Teams Links teilen, sei es zu Dateien oder Webseiten. Und dies sollte auch die bevorzugte Art sein, seine Dokumente mit anderen zu teilen. Daher fügen wir den Link in eine Unterhaltung oder einen Chat ein. Und dies am besten, indem wir beim Schreiben die Textstelle, wo der Link gesetzt werden soll, markieren und dabei Strg + K drücken. Und schon öffnet sich ein Dialog, in welchem wir den Link eingeben können. Das Ergebnis ist für das Auge des Lesers weitaus angenehmer als die ewig langen Teams- oder SharePoint-Links. Probieren Sie es mal aus! PS: Eine Datei sei es aus Teams, Ihrer Ablage in OneDrive oder dem PC können Sie auch direkt als Anhang bei einer Nachricht verlinken, nutzen Sie dafür das Büroklammer-Symbol   im Eingabefeld. 

Wichtige Nachricht oder gar eine Ankündigung? Warum nicht kennzeichnen?

Hat eine Nachricht eine hohe Priorität oder soll sie für alle Mitglieder im Kanal/Team hervorgehoben werden? Auch das ist problemlos und schnell in Teams machbar. Neue Unterhaltungen können als „Ankündigung“ veröffentlicht werden. Diese fällt somit besonders ins Auge, da sie sich visuell von anderen abhebt. Achten Sie jedoch darauf, dies nicht inflationär zu nutzen, bleiben Sie dabei: Was ist eine Ankündigung wert? Was hat eine hohe Priorität und ist wichtig für alle Mitglieder?

Bearbeiten – Wer Fehler findet darf sie behalten…?!

Das mag in einem 1-zu-1 Chat vielleicht noch durchgehen, aber in einer Unterhaltung in einem Kanal ist es empfehlenswert, für ein professionelles und sauberes Bild nach außen zu sorgen. Ihre Kommunikation ist ein unmittelbarer Eindruck, den Kollegen von Ihnen erhalten. Bedenken Sie, es könnten sich auch Entscheidungsträger und externe Partner im Teams-Arbeitsraum befinden. Sind die Standardeinstellungen für Teams gesetzt, können Sie eigene Nachrichten – sei es in einem Teams-Arbeitsraum oder in einem Chat jederzeit im Nachgang editieren. Klicken Sie dafür in Ihrer Nachricht im 3-Punkte-Menü auf „Bearbeiten“.

Im Privaten bei WhatsApp oder Twitter sind wir vielleicht gewohnt zu denken „einfach eine Korrektur hinterherschicken oder jedes Wort, jede Zeile einzeln schicken – das passt schon“. In einem Chat bei Teams sollte man sich dies aber besser nicht angewöhnen. Denn bedenken Sie: Über jede neue Chatnachricht wird der Empfänger – je nach gewählter Benachrichtigungseinstellung – ggf. direkt über die App, über Banner im Desktop oder auch via Sound informiert. Hatten Sie schon mal einen sehr kommunikationsfreudigen Freund bei What’s App gekoppelt mit einem nicht so glücklich gewählten Benachrichtigungston? Dann wissen Sie, wie unangenehm dies werden kann.

Warum all der Aufwand? Kommunikation via Microsoft Teams ist doch formlos, oder…?

Nein, eben nicht. Wenn Ihr Unternehmen Teams eingeführt hat, dann mit dem Hintergrund, dass dieses neue Tool als Plattform für die Zusammenarbeit genutzt werden soll, ggfs. sogar unternehmensweit, über Länder und Standorte hinweg – eben über die gewohnte Abteilung hinaus. Für eine erfolgreiche Einführung und vor allem Nutzerakzeptanz (Adoption) ist es daher wichtig und zielführend, sich über Regeln zur Nutzung von Teams im Vorfeld Gedanken zu machen. Und jedes Team oder Projekt, welches einen Teams-Arbeitsraum für sich anlegt, sollte gemeinsam regeln, wie z.B. der Arbeitsraum mit Kanälen und Registerkarten strukturiert wird, wie schnell auf @-Erwähnen reagiert wird und welche Inhalte in welche Kanäle geteilt werden sollen. Ein gemeinsames Verständnis über die Kommunikation im Team ist dabei unabdingbar. Nur so ist eine für alle Beteiligten wertvolle Kommunikation via Teams möglich. 

Advanced kommunizieren – fancy! Aber wie?

Bereits allein durch die in diesem Blogartikel beschriebenen Tipps & Tricks werden Sie mehr und mehr zum Kommunikationsprofi in neuen Kollaborationstools bzw. virtuellen Teams. Selbstverständlich gibt es noch weitere Punkte. Das Gebiet der Kommunikation ist groß und bei Microsoft Teams gibt es auch hier noch einige Felder zu begutachten. Hierzu mehr in künftigen Blog-Artikeln. Jedoch sind die hier genannten Tipps gut geeignet, Ihnen beim Start mit Teams optimal zu helfen.

Am Ende bleibt es wie überall im Berufsleben: Menschen, die sich professionell und wertschätzend mit den ihnen zur Verfügung stehenden Arbeitsmitteln auseinandersetzen und sich entsprechend präsentieren, erreichen ein angemessenes Standing. Je überlegter Sie kommunizieren, desto professioneller wird man Sie wahrnehmen. Und wer möchte dies nicht am Ende des Tages?

Abschließend: „Join the Community and be a Teams-Player!“ 🙂

 

 

Stefanie Gnörich

Consultant für Adoption und Change Management

 

 

 


Mit uns haben Sie einen erfahrenen Partner an Bord. Unser Devoteam Alegri Adoption und Change Team sorgt dafür, dass neue Kollaborations-Tools von Ihren Mitarbeitern verstanden, akzeptiert und effektiv genutzt werden. 

 

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