Digitales Dreamteam: Microsoft Teams und Power Plattform

4 Beispiele, wie Automatisierungen die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen fördern

Microsoft Teams, die Plattform für die gemeinsame Zusammenarbeit, ist in den letzten Monaten, gerade durch Covid-19 und die Notwendigkeit aus dem Home-Office zu arbeiten, verstärkt im Einsatz. Auf der Ignite im September kündigte Microsoft an, dass Teams weiter ausgebaut wird: Breakout Rooms, Custom Layouts, Registration and Engagement Reporting und vor allem die Ankündigung rund um Automatisierungen (Tasks aus Chat Nachricht erstellen, Power Apps und Virtual Agents werden in Teams integriert etc.) versprechen eine spannende Zukunft. 

Automatisierung und Microsoft Teams wachsen immer mehr zusammen. 

Schon heute ist es möglich, ganz im Sinne eines Menschen zentrierten Adoption & Change Managements, Mitarbeitern eine effiziente und positive User Experience zu verschaffen, wenn wir die Möglichkeiten der Power Plattform mehr in Teams integrieren. Die Möglichkeit, Teams so anzupassen, dass es den eigenen Arbeitsprozessen und Strukturen gerecht wird, bedeutet ein einfacheres Arbeiten, weniger Ablenkung und zufriedenere Mitarbeiter.

Anbei haben wir für Sie vier Beispiele zusammengestellt, wie Power Automate und Power Apps Teams erweitern und Ihnen die Möglichkeit geben, eine völlig neue User-Erfahrung zu gestalten und Zusammenarbeit zu fördern. 

1. Beispiel: Aus einer Nachricht einen Task in To Do oder Planner machen

Manchmal steckt in einer Chatnachricht in Teams unglaublich viel Inhalt. Zum Beispiel eine Aufgabe, die zu erledigen ist. Wenn man sein Task Management in M365 strukturiert aufgebaut hat (und wenn man das noch nicht getan hat, sollte man das dringend tun 😉), wird man nun wahrscheinlich die via Chat erhaltene Aufgabe als eine Aufgabenkarte in Microsoft Planner oder vielleicht auch als einen Task in To Do anlegen. Der Mitarbeiter muss also die Inhalte aus dem Chat kopieren, aktiv zum Tool Planner oder To Do wechseln und dort manuell die Aufgabe dokumentieren. Das geht einfacher dank der Integration von Power Automate in Teams. Dort existiert die praktische Aktion „Erstelle einen Task“. Damit lässt sich per Rechtsklick aus jeder Nachricht in Teams automatisch einen Task erstellen. Den kann man sich dann automatisch in To Do und/oder einen Planner einfügen lassen. Dieser Flow macht es Mitarbeitern einfach, das eigene Taskmanagement schnell und unkompliziert abzuarbeiten.

Abbildung 1: Ein simpler Ablauf (Flow) mit nur wenigen Schritten

 

Abbildung 2: Mit zwei Klicks einen neuen Task aus Teams heraus erstellen

2. Beispiel: Automatisch eine Nachricht in einen Channel posten, wenn eine neue Aufgabe in Planner erledigt wurde

Gerade für die Zusammenarbeit hat sich die Integration von Microsoft Planner über eine Registerkarte in Teams-Arbeitsräumen als äußerst effizient und zeitsparend erwiesen. Aber auch hier lassen sich weitere Punkte automatisieren. Gerade bei großen Teams und vielen Aufgaben im Planner oder sogar mehreren Planner-Plänen, ist es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten: Wer arbeitet gerade woran? Wie ist der Status? Mit welchem Fortschritt ist zu rechnen? 

Der folgende Flow schafft dabei Abhilfe und kann zudem zur Stärkung des Wir-Gefühls im Team beitragen: Wann immer eine Aufgabe im Planner von einem Mitglied in Teams als erledigt markiert wird, sendet Flow eine Erfolgsnachricht in den gemeinsam genutzten Teams-Kanal, zum Beispiel mit der Message: „Wieder eine Aufgabe weniger! Wir machen Fortschritte!“ 

Das bekräftigt den gemeinsamen Spirit und zeigt allen Mitgliedern im Team, dass die Arbeit voran geht. Gerade in Zeiten, in denen viele im Home-Office sind, ist das ein einfacher, aber effektiver Flow, um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. 

Abbildung 3: Eine Nachricht via Flow, direkt vom Planner in einen Teams Kanal. Die Message kann dabei frei gewählt werden

 

Für diesen Flow sind nur zwei Schritte notwendig:

  1. Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wurde…
  2. …sende eine Nachricht. 

 

Abbildung 4: Nur zwei Schritte, damit Planner und Teams miteinander „reden“

 

3. Beispiel: Mit Power App-Templates einfach und unkompliziert andere Applikationen nutzen und in Teams einbinden

Applikationen unterstützen dabei, Microsoft Teams an die eigenen Arbeitsweisen anzupassen, sodass ein reibungsloses Arbeiten möglich ist. Microsoft bietet bereits eigene Vorlagen für viele Apps an. Diese lassen sich mit wenigen Klicks in der eigenen Organisation installieren (damit bleiben die Daten in der Organisationsumgebung) und in Teams einbinden.

Die Meeting App ist ein gutes Beispiel für ein durchdachtes Template. Mit ihr können Mitarbeiter schnell und unkompliziert Notizen und Fotos in Meetings festhalten, direkt im zugehörigen Teams-Kanal dokumentieren und bereits beim Protokollieren Aufgabenkarten im Planner anlegen lassen. Zudem wird automatisch eine Übersicht von allen Teilnehmern und weiteren Details des Meetings (Uhrzeit, Agenda) erstellt.

Abbildung 5:  Die Meeting App

 

Neben diesen Templates von Microsoft existieren viele weitere App-Templates für Teams, die in der Teams Community entwickelt wurden und über Github bezogen werden können. Ein Blick lohnt sich. Für alle Apps sind umfassende Anleitungen vorhanden. Exemplarisch für diese Apps möchte ich „Great Ideas“ vorstellen. Damit können Mitarbeiter Ideen dokumentieren, gemeinsam über sie diskutieren und abstimmen, welche Ideen bzw. Themen im Bereich Innovationsmanagement weiterverfolgt werden sollen.

Abbildung 6: Die App „Great Ideas“

 

Templates sind eine gute Sache, aber oft passt leider nicht jede Vorlage genau auf die eigenen Bedürfnisse. Mit Teams kann man aber auch eigene entwickelte Applikationen (z.B. in Power Apps erstellt) problemlos integrieren. 

4. Beispiel: Mit Chatbot sein Diensthandy-Guthaben aufladen

Das letzte Beispiel sind Chatbots. Diese sind mit Virtual Power Agents als Teil der Power Plattform schnell und einfach zu erstellen und sie können eine Menge nützlicher Aufgaben übernehmen und automatisieren. 

Ein Chatbot dient in erster Linie dazu, Mitarbeiter durch einen Prozess zu führen und Daten, die normalerweise in ein Formular eingegeben werden, automatisch zu erfassen. Zum Beispiel beim Ausfüllen eines Antrags- oder Urlaubsformulars oder das Zuordnen einer Anfrage in ein bestimmtes Themengebiet und damit zu einem bestimmten Sachbearbeiter.

Hier in unserem Beispiel soll der Prozess „Aufladen eines Datenvolumen für ein Diensthandy“ mit folgenden Schritten vereinfacht bzw. automatisiert werden. 

  • Kontakt des zuständigen Mitarbeiters
  • Information an zuständigen Mitarbeiter bzw. Klärung, ob das Guthaben schon komplett verbraucht oder ob es nur sehr gering ist. In unserem Fall wird das Guthaben erst dann weiter aufgeladen, wenn es komplett verbraucht ist. Mitarbeiter sind sich dessen nicht immer bewusst, daher wäre es für Beteiligte zeitsparend, wenn diese Frage bereits mithilfe eines Chatbot beantwortet wird. 
  • Erfassung der benötigten Daten
  • Genehmigung durch Vorgesetzten
  • Mitteilung über Genehmigung 
  • Durchführung des Aufladens und Mitteilung an Mitarbeiter

    Abbildung 7: Chatbot führt Nutzer durch die Datenerfassung

So kann der Prozess automatisiert ablaufen:

Der erstellte Chatbot führt den Mitarbeiter automatisch durch die Fragen und erfasst alle notwendigen Daten. Ein Power Automate Flow schickt dann eine Genehmigungsanfrage zum entsprechenden Vorgesetzten, um das Aufladen des Datenvolumens zu gestatten oder abzulehnen. Erst wenn diese Genehmigung positiv vorliegt, wird der zuständige Mitarbeiter aus dem Backoffice, ebenfalls per Flow, darüber informiert, dass das Datenvolumen für einen bestimmten Mitarbeiter aufzustocken ist. Somit werden Anfragen und zudem das Arbeitsaufkommen im Backoffice verringert. Chatbots sind auch unabhängig von Urlaub oder Krankheit und der ganze Genehmigungsprozess läuft automatisch ab, ohne eine einzige E-Mail zu verschicken. Der Chatbot lässt sich einfach in Teams einbinden, so dass Mitarbeiter direkt in Teams die Möglichkeit haben, mit diesem Bot zu chatten und ihre Anfrage zu starten.

 

 

 

Abbildung 8:  Der Chatbot taucht in der Chatliste auf und ist bereit zum Einsatz

 

Oft gibt es eine gefühlte Hemmschwelle, sich mit der Power Plattform auseinander zu setzen, aber die hier gezeigten Beispiele sind wirklich schnell und einfach umgesetzt. Es lohnt sich, Microsoft Teams und Power Plattform zusammen zu denken. Mit wenigen Klicks und ganz ohne tiefergehende IT-Kenntnisse lassen sich automatisierte Flows und Chatbots erstellen, die ein ganzes Team nach vorne bringen können: Arbeitsschritte werden verringert bzw. erleichtert, Unliebsames fällt weg und man kann eine positive Arbeitsatmosphäre fördern, von der wirklich jeder einzelne profitiert.

 

 

Michael Roth
Senior Consultant Adoption und Change Management

 

 

 

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