Von IBM Notes nach Office 365: Die Vorteile der Digitalen Transformation

In unserer dreiteiligen Blog-Serie zeigen wir Ihnen auf, warum die Migration von IBM Notes nach Office 365 empfehlenswert ist: Tipps rund um die Mail- und Applikationsmigration, Herausforderungen, Aspekte des Cultural Change und die Vorteile der Digitalen Transformation in die Cloud. Lesen Sie mehr!

Migration in die Cloud und Change Management: Warum eine Migration mehr als nur ein technisches Vorhaben ist!

Migration als neue Chance: der Change sollte gelebt werden
Die Migration von Applikationen auf neuen Zielplattformen stellt eine Chance dar, Prozesse neu zu bewerten, Anforderungen neu zu formulieren und so eine Lösung zu schaffen, die dem aktuellen Stand der Anforderungen entspricht („State of the art-Lösung“). So sind Sie auch für zukünftige Weiterentwicklungen gerüstet.

Jede Applikation bzw. jede Anwendungsgruppe ist für sich zu analysieren. Auf Basis der aktuellen Anforderungen ist jeweils ein neuer Anforderungskatalog zu erstellen. Die Umsetzung wird entsprechend jeweils als eigenständiges Softwareprojekt durchgeführt.

Mehrfach ähnlich genutzte Anwendungen können so in einer neuen Ziellösung zusammengefasst werden, nicht mehr benötigte Prozesse und ungenutzte Applikationen verschwinden.

Häufig ist zu beobachten, dass diese Standard-Anwendungen  bei einer globalen Umstellung der Plattform generell auf den Prüfstand gestellt werden und nur ein geringer Teil der vorhandenen Lösungen neu umgesetzt wird. Aktive Projekt- oder Dokumentendatenbanken verbleiben oft in der noch lange bestehenden Notes-Welt. Alte Datenbanken werden final archiviert und abgeschaltet. Nur ein kleiner Teil von Lösungen wird tatsächlich migriert.

Standardisierung als Basis für neue Anwendungen
Standardisierte Applikationen und vorgegebene Lösungsansätze helfen, den Wildwuchs an neuen Lösungen in der neuen Umgebung einzudämmen. Der Fachbereich bzw. Endbenutzer erhält die Möglichkeit, aus vordefinierten Lösungskatalogen die passende auszuwählen. Entsprechen die angebotenen Funktionen nicht den Anforderungen, muss der Endbenutzer die neuen Bedingungen verstehen lernen oder es wird eine neue Lösung für die speziellen Anforderungen erstellt.

Das Anbieten von standardisierten Lösungen ermöglicht auch, die Bereitstellung und Nutzung transparenter abzurechnen.

Standardisierte Lösungen können zudem einfacher verwaltet und betreut werden. Dokumentationen stehen dem Endanwender/Endkunden direkt zu Beginn der Nutzung zur Verfügung. Die individuelle und oft kostenintensive Erstellung und Pflege von unterschiedlichen Dokumentationen lässt sich so verringern.

Bei der Kategorisierung der vorhandenen Applikationen ist eines der Ziele, bereits zu überprüfen, ob bereitstehende Standardlösungen in Zukunft die vorhandenen Prozesse abbilden und die vorhandenen Daten übernehmen können.

Migration der Datenbank-Inhalte
Ziel der Inhaltemigration ist es, die vorhandene Struktur der Inhalte auf der SharePoint-Plattform ebenso wie die Beziehung zwischen einzelnen Inhaltselementen zu bewahren. Es ist außerdem wichtig, sämtliche Inhaltskomponenten identifizieren und verlagern zu können, einschließlich aller Notes-Daten, Rich-Text-Daten, Bilder, Dateianhänge, OLE-Objekte, Dokumentenverknüpfungen und Zugriffsberechtigungen.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der Migration der eigentlichen Daten und Dokumente und der Migration von Metadaten, die ggf. die Basis der Funktionalität der Applikation darstellen.

Unsere Empfehlung:
Zur Migration der Daten empfehlen wir den Einsatz des Produktes Quest Migrator for Notes to SharePoint. Die Lösung ermöglicht eine automatisierte Migration von Inhalten, Rechten und Beziehungen und eine Konvertierung der Datentypen während der Migration. Eine manuelle Migration der Daten ist nur dann sinnvoll, wenn es sich um einfache Daten geringer Menge handelt oder der Ex- und Import der Daten über vorhandene Standards bereits problemlos abgebildet werden kann.

Die Migrations- und Change-Experten von Devoteam Alegri kennen Ihren Bedarf

Devoteam Alegri hat zahllose Applikations-Migrationen und vielfältige, anspruchsvolle Change Management Projekte bei namhaften Großkunden erfolgreich durchgeführt. Kontaktieren Sie uns direkt für ein persönliches Beratungsgespräch!

 



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