Von IBM Notes nach Office 365: erfolgreiche Applikations-Migration

In unserer dreiteiligen Blog-Serie zeigen wir Ihnen auf, warum die Migration von IBM Notes nach Office 365 empfehlenswert ist: Tipps rund um die Mail- und Applikationsmigration, Herausforderungen, Aspekte des Cultural Change und die Vorteile der Digitalen Transformation in die Cloud. Lesen Sie mehr!

Die Notes Applikations-Migration: Nutzen Sie die Chancen des Change!

Ein Migrationsprojekt sollte nicht den Fokus haben, eine „identischen Kopie“ unter Microsoft SharePoint als Zielsystem zu erstellen. Vielmehr sollte eine Migration einen Neuaufbau auf Basis aktueller und neuer Anforderungen und Rahmenbedingungen darstellen, bei dem alle Funktionen, Anforderungen und Methoden auf die betriebliche Notwendigkeit hinterfragt werden.

Die Migration von Notes-Applikationen hin zu SharePoint-Lösungen lässt sich grundsätzlich in drei Phasen aufgliedern.

Application Migration

 

1. Ausrichtung der Applikationen: Nehmen Sie die Anwender mit

Einer der wichtigsten Grundsätze ist, den Fachbereich / Endanwender so früh wie möglich in die Projekte mit einzubeziehen. Die Akzeptanz der Anwender stellt einen der wichtigsten Eckpfeiler eines erfolgreichen Software- und Migrationsprojektes dar.

Grundsätzlich wird sich die Zielapplikation in der Bedienung und ihrem Verhalten von der alten Plattform unterscheiden. Sowohl die generelle Bedienung als auch die Umsetzung jedes Prozessschritts ist den neuen Anforderungen und den Möglichkeiten der neuen Plattform anzupassen.
Eine wesentliche Aufgabe bei einer Umsetzung auf einer neue Plattform liegt darin, langfristig die Gewohnheiten der Mitarbeiter zu verändern. Ziel muss es somit sein, die dauerhafte Erkenntnis, es wird „einfacher, schneller, besser“ beim Mitarbeiter hervorzurufen und die neue Arbeitsweise auch von Anfang an im Management vorzuleben.
Durch Gewinnung der einzelnen Mitarbeiter als „Promotor“ der Projekte wird eine erfolgreiche Migration überhaupt erst ermöglicht. Ein Migrationsprojekt ist also zugleich immer auch ein Change Management Projekt.

2. Analyse der Applikationen

Der erste Schritt bei der Anwendungsmigration besteht darin, Notes-Datenbanken auf allen Servern an allen Standorten zu identifizieren und die Anwendungen nach technischen und geschäftlichen Kriterien zu klassifizieren. Dann sollten die Nutzung der Anwendungen, die Komplexität von Daten und Design sowie Abweichungen von Standard-Designvorlagen analysiert werden. Die Auswahl und Priorisierung der unternehmenskritischen Notes Anwendungen ist Basis weiterer Migrationstätigkeiten.
Es ist besonders wichtig, gleich oder ähnlich aufgebaute Datenbanken zu identifizieren. Ziel ist die Migration vieler gleicher Applikationen durch einen hohen Automatisierungsgrad. Viele auf Standards basierende Notes-Anwendungen lassen sich auf Standard-SharePoint-Lösungen umsetzen, wie etwa Diskussionen, Kalender oder Dokumentenbibliotheken. Andere werden ein individuell angepasstes Schema erfordern, um zusätzliche Datenspalten oder Inhaltstypen aufzunehmen, die in SharePoint nicht standardmäßig enthalten sind.
Die einzelnen Applikationen werden entsprechend ihres Aufbaus, der Eigenschaften und der Inhalte in unterschiedliche Migrationskategorien gegliedert. Die Kategorien definieren die Komplexität einer Migration bzw. eines Neuaufbaus einer Anwendung unter Microsoft SharePoint.
Die Analyse der Nutzung der einzelnen Datenbanken eröffnet die Möglichkeit, zu einem frühen Zeitpunkt Applikationen „aus dem Migrationsfokus zu nehmen“. Generell solle es ein Ziel sein, die Applikationen zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt auszusortieren, um die Aufwände der eigentlichen Migrationsprojekte zu reduzieren.

3. Anwendungsmigration / Neuaufbau der Anwendung

Bei der Anwendungsmigration gilt es grundsätzlich zu entscheiden, in welcher Form die neuen Lösungen in der zu definierenden Zielumgebung umgesetzt werden.

Die Herangehensweise, vorhandene Lösungen so genau wie möglich in der neuen Umgebung abzubilden, ist nicht der optimale Ansatz. Der Wunsch, ohne Umgewöhnung die gleiche Lösung auf der neuen Plattform weiter zu nutzen, ist aus mehreren Gründen nicht ideal.

Vorhandene Prozesse hatten in der Vergangenheit ihre Berechtigung. Vor einer Migration sind solche Prozesse jedoch gegen die aktuellen Anforderungen des Fachbereiches erneut zu prüfen, zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen.

Weiterhin kann eine Umsetzung, die in Notes die ideale Wahl darstellte, in anderen Systemen als nicht praktisch oder gar unbrauchbar angesehen werden. Funktionen, die in Lotus/Domino der beste Weg zur Realisierung einer Anforderung darstellten, sind auf anderen Plattformen nicht oder nicht in gleicher Weise umsetzbar. Sie können aber auch bereits durch Standards repräsentiert werden.

Schlichtweg gilt es bei Migrationen auf andere Plattformen, den Benutzer an die neue Benutzeroberfläche und die dort vorherrschenden Standards sowie die neue Lösung heranzuführen. Durch eine nahezu identische Umsetzung der vorhandenen Lösung wird dem Benutzer eine nicht mehr aktuelle Arbeitsweise weiter zur Verfügung gestellt (und dies in der Regel mit sehr hohem Aufwand), die mit den restlichen Lösungen auf gleicher Plattform nichts mehr zu tun hat.

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