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„Wer zuerst kommt, kauft als Erster.“ Intranet Flohmarkt. Change of Mind, Teil 1

Teil 11 der Serie „Weniger kann mehr sein“ – Prozessunterstützung mit dem SharePoint Standard
von Jürgen Pakosch, Senior Consultant bei der Alegri International Service GmbH.

Kleine Anwendung, aber große Auswirkungen auf den Change of Mind!

Ein regnerischer Frühlingstag und ich besuchte einen meiner Kunden, ein Unternehmen mit ca. 700 Mitarbeitern. Sie haben einen SharePoint als Intranet & Collaboration Plattform. Alles im Standard und alles auch nur mit einer Standard-Lizenz. Design und Anwendungen werden ebenfalls durchgängig im Standard erstellt. SharePoint Designer darf nur zu Analysezwecken verwendet werden. Für mich so gesehen immer eine Herausforderung, wenn es um das Erstellen von kleinen Anwendungen geht bzw. wenn die Mitarbeiter wieder einmal nicht wissen, wie ihre Wünsche umgesetzt werden können.

Diesmal ging es nicht gleich in die Anwendungsentwicklung bzw. Unterstützung, sondern in eine große Führungsrunde. Thema war die fehlende Awareness des Intranets. Mitarbeiter sagten immer wieder, dass das Intranet uninteressant ist. Deutliche Alarmsignale. Rückwirkend betrachtet hatte man nur seitens der IT eine Plattform hingestellt und ein paar Webparts mit Unternehmenskalender, Neuigkeiten (einmal im Monat eine News) und eine Liste mit Produkt- und Dienstleistungsübersichten eingestellt. Zusätzlich irgendwo verlinkt auf eine Liste mit Kontenübersichten usw. Jedoch hatten einige Fachabteilungen eigene spezielle Anwendungen ins Intranet gelegt und diese werden jeweils gerne benutzt und erfreuen sich entsprechender Beliebtheit.
Wie wichtig ein Intranet für Collaboration, Kommunikation und Wissensmanagement ist, war noch lange nicht in den Köpfen angekommen. Was fehlte, war das Gemeinsamkeitsgefühl, das ein Intranet auch wenig ausdrücken und leben soll. Und so schauten mich in der Besprechung schnell viele Augenpaare an und suchten bei mir Antworten und Lösungen.
Kurz und bündig gesagt, es mussten „Lösungen für alle“ her. Und wir bekamen – ein im Nachhinein weiser Entschluss – freie Hand, zu machen, was wir für richtig halten. Wir, eine Drei-Personen-Gruppe bestehend aus einem Teamleiter (der auch in der Personalvertretung sitzt), einem Teamleiter aus der Marketing & Kommunikation und mir.

So saßen wir vor einer leeren weißen Wand, bewaffnet mit farbigen Stiften und fingen an, die wildesten Ideen aufzuschreiben, zu bewerten und immer wieder auf „Machbarkeit“ und „Sinnhaftigkeit“ zu überprüfen. Und wir kamen immer mehr zu dem Schluss, jede fachliche Lösung, die wir anbieten könnten, würde immer nur eine Gruppe und Strömung im Unternehmen aufwerten, aber niemals die Gesamtheit. Und so war bald klar: raus aus der Arbeitswelt und hinein in die „soziale Welt“.
Nach einiger Zeit kristallisierte sich eine Idee heraus: Wir machen einen „Dauer-Flohmarkt“: Verkaufen und Verschenken privater Gegenstände der Mitarbeiter. Damit könnten wir jeden ansprechen, egal welcher Organisationebene, egal welcher Fachlichkeit und egal welchen Alters. Einfach gebaut, aber mit etwas Komfort.
Was ist das?, werden Sie sich nun fragen. Macht das wirklich Sinn? Natürlich hätte es ein Flop werden können, aber die internen Mitarbeiter waren sich sicher, dass hiermit etwas geschaffen würde, was die Mitarbeiter gerne annehmen würden. Während des Mittagessens diskutierten wir bereits über die Inhalte. Und jetzt kam der Berater (ich) ins Spiel. Während die beiden internen Mitarbeiter nur an eine rudimentäre Liste dachten, war ich schon im Prozess und dessen Abbildung. An den Prozess dachten die Mitarbeiter nicht. Z.B. wie verhält sich die Liste, wenn es zum Verkauf kommt. Wenn etwas nicht mehr verfügbar ist usw.

Die beiden Mitarbeiter waren ernüchtert, als ich anfing, meine Fragen zu stellen. Aber keine Angst, es geht mit SharePoint sehr gut. So baute ich auf der Testumgebung eine Anwendung, die wir dann später auch so bereitstellten. Eine Liste und eine Seite mit fünf Webparts. Das „Kopf-Webpart“ ist der Träger der Nutzungsbedingungen. Die genauen Inhalte wurden zu einem späteren Zeitpunkt intern abgestimmt und redaktionell eingestellt.

Anmerkung des SharePoint-Beraters: Auch wenn es schwer fällt: lassen Sie als Führungsperson (Arbeitgeber) am Anfang auch die unvorstellbarsten Ideen zu. In sehr vielen Fällen werden daraus die besten „Change of Mind Booster“.

Als nächstes dann der Flohmarkt, also die Angebote selbst. Anzeige aller angebotenen Artikel, die verkäuflich (oder zu verschenken) sind. Und natürlich die Angebotsverwaltung in personalisierter Form. Die Liste, die dahinter liegt, ist versioniert, und somit ist nachvollziehbar wer, wann was gemacht hat. So sieht der Anbietende seine aktuell angebotenen Artikel, sieht seine Artikel, die er zurückgestellt hat (unsichtbar im Flohmarkt) und natürlich seine verkauften Artikel.

Alegri Blog Intranet FlohmarktDas Formular wurde ganz bewusst sehr einfach gehalten. Die Einstiegsschwelle – gerade für unerfahrene Mitarbeiter – sollte sehr niedrig sein. Und ein Angebot sollte schnell erfassbar sein.
Über das Thema Artikelfoto ja/nein haben wir etwas ausführlicher diskutiert. Hier spielten u.a. Skalierung von Bildern, Anzahl der Bilder, Dateigröße usw. eine große Rolle. Wir haben uns gegen Bilder ausgesprochen. Die administrativen Aufgaben bezüglich Aufräumen und Löschen von nicht mehr benutzten Bildern wäre zu groß gewesen. Reine Listeninhalte erzeugen nicht nennenswerte Dateigrößen.
Unterstützt wird der Anwender nur durch eine automatisierte Funktion: das Ablaufdatum der Anzeige wird vorgeben, kann aber überschrieben werden. Wir haben den Wert auf vier Wochen gesetzt. Danach verschwindet der Artikel aus der Anzeige (kann aber reaktiviert werden).

Am Abend war der Prototyp fertig und wurde gleich einigen Führungspersonen vorgestellt. Auch die Personalvertretung winkte die Anwendung durch. (Gut, wenn man die richtigen Personen im Team hat.) Auf der nächsten Betriebsversammlung wurde die Anwendung vorgestellt und am nächsten Tag freigeschaltet. So schnell kann es gehen!
Alegri Blog Intranet ChangeAls ich nach etwa einem halben Jahr Laufzeit der Anwendung mal wieder einen Termin vor Ort hatte, war ich natürlich neugierig und schaute im Admin-Modus auf die Anwendung: 478 Artikel in einem halben Jahr eingestellt. Beachtliche Zahl, wenn man bedenkt, dass die Einführungsphase in der Regel eher ein langsames Ansteigen ist.
Einer der beiden Teamleiter hatte die administrative Patenschaft für die Anwendung übernommen. Ich stellte ihm im Hintergrund ein paar besondere Ansichten zur Verfügung. So hat er eine summierte Ansicht über die Kategorien (ggf. neue Kategorien in die Auswahl einzupflegen) und eine gruppierte Ansicht, an welchen Tagen neue Artikel eingestellt werden. Warum wohl immer am Montag die meisten Artikel eingestellt werden? Überlegen Sie doch mal selber. Und, so hat man mir berichtet, kann man aus den Büros am Mittag so manchen Tausch von Kofferraum zu Kofferraum auf dem Firmenparkplatz beobachten.

Anmerkung des SharePoint-Beraters: Ungewöhnliche Methoden verhelfen sehr oft zu ungewöhnlichen Erfolgen. Vielleicht passt bei Ihnen nicht unbedingt ein „Flohmarkt“. Oder vielleicht doch? Probieren Sie ruhig mal was Verrückteres aus. Und vieles muss nicht mit Plausibilitäten abgefangen werden. Ein gutes und eindeutiges textliches Regelwerk ist oftmals wesentlich besser und sogar eindeutiger.

 

Teil 12 der Serie „Weniger kann mehr sein!“ – Prozessunterstützung mit dem SharePoint Standard widmet sich dem Thema „Wissenswunsch – Ich hab´ da mal eine Frage. Change of mind, Teil 2“.

 

Quelle Titelbild: andresr / iStock

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