Der offline Part der Digitalisierung. Es geht nicht immer um Tools

Neue Blog-Serie zum Digital Change, Teil 2: Arbeitsprozesse

Im letzten Artikel habe ich dargelegt, dass die große Herausforderung der Digitalisierung darin besteht, einen Sinnenwandel herbei zu führen, einen change of mind. Im Grunde geht es um eine neue Form, wie wir über Arbeit nachdenken und damit im Endeffekt um eine neue Form der Unternehmenskultur.

Es reicht nicht auf Tools zu schauen, sondern es geht um den Kontext, in dem diese Tools eingesetzt werden:

  • Die Unternehmensumwelt
  • Die Arbeitsprozesse
  • Die Mitarbeiter

Nachdem ich im letzten Teil ein Einblick in die Unternehmensumwelt und die VUCA Sichtweise gegeben hat, will ich in diesem Teil genauer auf die Arbeitsprozesse eingehen.

Arbeitsprozesse

Betrachten wir die Prozesse in Organisationen. Sollte man diese an neue Bedingungen anpassen? Es hat doch bisher ganz gut funktioniert? „Never change a running system“, sagt der Admin.

Das Problem ist, die meisten Prozesse, die wir in Firmen und Organisation finden, sind alt. Und damit meine ich, wirklich alt. Die meisten begleiten uns seit dem Beginn der industrialisierten Arbeit. – Das war ca. um 1850, ist also rund 170 Jahre her!

Werfen wir einen Blick auf typische Arbeitsprozesse, die in diesem Zeitraum eingeführt wurden:

  • Hierarchien
  • Entscheidungsbefugnisse (Befehlsketten)
  • Präsenzkultur von Arbeit (im Büro anwesend sein müssen)
  • Negative Fehlerkultur
  • Einmal festgefügte Abläufe werden in Prozessen beschrieben und nicht mehr angefasst

Diese Arbeitsprozesse waren auch absolut notwendig für die Herausforderungen dieser Zeit. Mit dem Beginn der Industrialisierung konnte die Anzahl produzierter Waren deutlich gesteigert werden. Dazu war ein reibungsloses Funktionieren einzelner Arbeiter – später vor allem am Fließband – notwendig. Der einmal beschriebene Prozess, wie ein Lenkrad in einem Automobil zu befestigen ist, wird nicht mehr verändert. Bei jedem produzierten Automobil bleibt dieser Prozess gleich.

Das ist notwendig, damit nicht bei jedem Arbeitsschritt neu überlegt werden muss, wie er am besten ausgeführt werden kann.

Das ist notwendig, damit eine hohe Produktionsrate gewährleistet werden kann.

Das bedeutet, dass diese Arbeitsprozesse einem einzigen Zweck dienen:

Ein für gut befundener Status Quo wird durch Arbeitsprozesse festgelegt. So bleibt der Status Quo erhalten. So bleibt die Produktionsrate erhalten.

Einige der oben dargestellten Arbeitsprozesse (wenn nicht alle) finden wir in vielen modernen Organisationen wieder. Aber was heißt das eigentlich?

Das heißt, dass die meisten modernen Organisationen mit Arbeitsprozessen arbeiten, die fast 170 Jahre alt sind.

Das heißt, dass die meisten modernen Organisationen mit Arbeitsprozessen arbeiten, die darauf ausgerichtet sind, den Status Quo zu wahren.

Aber die Umwelt, in der Organisationen handeln, ändert sich ständig. In einer sich ständigen Umwelt gibt es fast nichts Schlimmeres, als den Status Quo zu wahren. Das hat die VUCA Betrachtung deutlich gezeigt.

Wie sieht es aus, wenn moderne Tools dazu genutzt werden, veraltete Arbeitsprozesse abzubilden?

Ein gutes Beispiel findet sich in der aktuellen Debatte um Governance-Modelle in Microsoft Teams. Viele meiner Kunden fragen mich, wie sie die aktuellen IT Approval Prozesse in Teams abbilden können. Das geht dann so, dass ein User gerne ein neues Team anlegen möchte, dann startet er einen Approval Prozess, jemand von der IT geht hin und schaut, was gibt es alles schon, gibt es vielleicht ein solches Team schon, ist der Antrag überhaupt angemessen und notwendig? Nach dieser Prüfung wird dann entweder ein Team bewilligt und erstellt oder abgelehnt. Woraufhin der Prozess von vorne beginnt. Das klingt nicht nur zeit- und kostenaufwendig, das ist es auch. Weiß die IT, ob ein neues Team notwendig oder relevant ist? Dafür braucht sie tiefergehendes Business Wissen. Ist das die Aufgabe der IT?

Ist es nicht. Die IT hat andere Aufgaben. Relevant ist doch, dass der Grundgedanke, der mit Microsoft Teams Einzug in viele Organisationen einhält, ad absurdum geführt wird. Eine eigenverantwortliche Arbeit in interdisziplinären Teams über Abteilungsgrenzen hinweg nicht nur zu ermöglichen, sondern sogar zu fördern. Das ist dringend notwendig, um nicht nur komplexe Aufgaben bearbeiten zu können, sondern Synergien zwischen Abteilungen und Erfahrungen zu nutzen, damit das Unternehmen sich voll und ganz auf die Kernkompetenzen beziehen kann. Erst so können alle Chancen der Digitalisierung voll ausgeschöpft werden.

Alte Prozesse in neuen Tools führen dazu, dass die Tools nicht ihr volles Potential entfalten können. Sie bleiben hinter ihren Möglichkeiten zurück. Sie erhalten lediglich den Status Quo aufrecht.

Mein Experten-Tipp an Sie: Denken Sie daran, dass sich die Umgebung ständig verändert und anpasst (Stichwort VUCA). Wenn Sie wollen, dass die Werkzeuge Ihnen die Möglichkeit geben, mit diesem Prozess Schritt zu halten, muss auch die Möglichkeit dafür da sein.

Tools und Prozesse sind eng miteinander verknüpft. Gestalten Sie Ihre Prozesse so, dass die Effizienz Ihrer Tools maximiert wird. Andernfalls kann man mit einer zunehmenden Geschwindigkeit des Wandels nicht Schritt halten. Und der Mitbewerber schläft nicht…

Im dritten und letzten Teil dieser Miniserie werde ich, wie zu Beginn angekündigt, einen Blick auf die Mitarbeiter und ihre Rolle in der Digitalisierung werfen.

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Michael Roth, Consultant Workplace Transformation / Change & Communications bei Devoteam Alegri war mit diesem Thema als Speaker auf dem SharePoint Saturday am 11.05.2019 in Köln vertreten.

 

 

 

 

 

Quelle Titelbild: iStock



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