Der offline Part der Digitalisierung. Es geht nicht immer um Tools

Neue Blog-Serie zum Digital Change, Teil 1

Zurzeit ist Digitalisierung eines der stärksten und einflussreichsten Schlagwörter, wenn man sich mit Formen von Arbeit und Organisationen beschäftigt.

Es gibt hunderte Ratschläge dazu, wie man als Unternehmen innovativ wird, sich für die Zukunft wappnet, agiler, schlanker und schneller wird. Mit Microsofts Office 365 Ansatz und dem, was man oft als Evergreen IT bezeichnet, nimmt die Debatte weiterhin Fahrt auf.

Versteht mich nicht falsch, ich bin ein großer Fan der derzeitigen Entwicklung und über mögliche Formen von Arbeit und Organisationen nachzudenken, ist mein Job als Office 365 Consultant. Tagtäglich befasse ich mich mit diesen Themen: Wie sieht die Arbeit in einer digitalisierten Welt und mit Office 365 aus?

Dabei fällt mir immer wieder ein Aspekt besonders ins Auge, den ich gerne näher erläutern möchte. Gerade die Beschäftigung mit Office 365 scheint sich derzeit auf sehr technische Themen zu beschränken. Was ist der Unterschied zwischen Groups und Teams, welche Tool nutze ich wofür, mit welchen Tools sollte ich anfangen, wenn ich Office 365 in meiner Organisation einführen möchte?

Das sind alles sehr gute Fragen, doch fokussieren sie allzu stark auf die technische Seite der Digitalisierung. Daher möchte ich euren Blick sehr bewusst auf den offline Part von Change Projekten – und in diesem Fall der Digitalisierung – lenken.

Es geht nicht um Tools!

Hier geht es nicht um Tools. Es geht um Prozesse und Menschen.

Organisation sind sehr komplexe Dinge und die Erfahrung hat gezeigt, dass ein gewisser Abstraktionsgrad notwendig ist, um sich der Thematik zu nähern. In der Vergangenheit hat sich eine Aufteilung in drei Aspekte stets bewährt:

  1. Prozesse
  2. Menschen/Mitarbeiter
  3. Tools (stellvertretend für die IT Landschaft)

Warum geht es in unserer kleinen Blog-Reihe nicht um Tools? Warum sollen die außen vor bleiben, wenn es hier um die Digitalisierung geht?

Ich gebe euch ein Beispiel. Ein Kunde von mir hat ein neues Tool eingeführt: Microsoft Planner. Das Tool zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung und Teamwork. Planner ist als Kanban Board dazu gedacht, Transparenz, Offenheit, Übersicht und Kollaboration einfach und effizient herzustellen. Aufgaben und deren gemeinschaftliche Bearbeitung findet nicht mehr abgeschlossen innerhalb einer Mailbox statt, sondern wird gemeinschaftlich von einem Team getragen.

Bei diesem Kunden hat sich jedoch folgende Verhaltensweise etabliert. Ein Team setzt einen gemeinsamen Planner auf. Dort werden alle Aufgaben eingetragen, zugewiesen und bearbeitet. Bei jeder Zuweisung oder Editierung von Aufgaben bekommen die involvierten Mitarbeiter eine Notification dazu, was gerade passiert ist. Soweit so gut. Jetzt wird bei diesem Kunden allerdings, vorgelebt durch das Management, zusätzlich zum Eintrag in Planner der exakt gleiche Inhalt genommen, in eine Mail kopiert und zum jeweiligen Mitarbeiter geschickt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht nur eine Notification bekommen, sondern zusätzlich eine Mail. Mit dem exakt gleichen Inhalt. Das führt dazu, dass Mitarbeiter Inhalt von E-Mail und Planner-Eintrag vergleichen müssen, verunsichert sind und warum sie hier zweimal benachrichtigt werden. Die Folge ist nicht nur die Verunsicherung, sondern auch, dass Planer zu einem Tool verkommt, dass mehr oder weniger als E-Mail Archiv dient. Oder als doppelte Ablage geführt werden muss.

Dieses Beispiel zeigt deutlich, was ich vermitteln will:

Die Tools, die wir mit Office 365 an die Hand bekommen, sind bereit für das digitale Arbeiten von morgen! Sie funktionieren in einer digitalisierten Welt, sie können jede Menge toller Dinge. Sie ermöglichen kollaboratives Arbeiten, ermächtigen den Nutzer selbstständig zu arbeiten, egal wann, egal wo. Sie sind bereits zukunftsfähig.

Das Problem dabei ist allerdings das Umfeld, in dem die Tools genutzt werden. In einer Organisation in der die restlichen Komponenten, Menschen und Prozesse, nicht diesen Status erreicht haben, bleiben selbst die Tools hinter ihren Möglichkeiten zurück. Sie können nicht ihr ganzen Potential ausschöpfen, sie führen lediglich dazu den Status Quo aufrecht zu erhalten. Siehe das Microsoft Planner Beispiel weiter oben.

Auf der anderen Seite ist ja erst einmal nichts Schlechtes dabei, den Status Quo zu erhalten.Der hat sich ja in der Regel bewährt. Oder?

It’s called VUCA baby, look it up!

Die letzte Geschichte hat gezeigt, dass es manchmal nicht ausreicht, nur den Status Quo zu halten. Obwohl, es kommt natürlich auf die Ausrichtung der Organisation an. Aber wer am Markt weiterhin erfolgreich bleiben möchte oder erfolgreich werden will, für den ist dieser Zustand nicht ausreichend.

In den 90er Jahren wurde der VUCA Begriff geprägt und dieser hat seitdem nichts von seiner Aktualität eingebüßt. Im Gegenteil, er nimmt an Relevanz zu.

VUCA ist ein Akronym und steht für …

  • Volatility            (Volatilität)
  • Uncertainty       (Unsicherheit)
  • Complexity        (Komplexität)
  • Ambiguity          (Ambiguität)

Der Begriff beschreibt die Umwelt in der sich Unternehmen heutzutage zurechtfinden müssen. Diese Umwelt ist unbeständig, unsicher, komplex und mehrdeutig. Märkte wandeln sich, Kundenbedürfnisse ändern sich, Konkurrenten entwickeln sich weiter und bedienen neue Märkte, neue Technologien stellen alles auf den Kopf. Und es ist eine immense Herausforderung sich in so kurzer Zeit auf komplett neue Umweltbedingungen einzustellen. Und gerade, wenn man damit fertig ist, haben sich die Bedingungen schon wieder geändert. Und am Ende ist man nur noch damit beschäftigt sich anzupassen, den Anschluss nicht zu verlieren, den Status Quo zu erhalten.

Was ist zu tun?

Die Organisation muss also einen Zustand finden, der sie dazu in die Lage versetzt, konstanten Wandel nicht als Störung, sondern als Standard anzunehmen. Klingt unbequem? Ja, weil wir seit vielen, vielen Jahren gelernt haben, das Konstante und Starre als Normalzustand zu begreifen. Damit fühlen wir uns wohl. In einer VUCA Welt reicht es also nicht, den Status Quo zu bewahren. Betrachten wir also die drei Komponenten Prozesse, Menschen und Tools unter dem Eindruck einer VUCA Welt. – Das im nächsten Beitrag!

Das Devoteam Alegri Change & Adoption Team hat langjährige Erfahrung in Change Projekten unterschiedlichster Art. Kontaktieren Sie uns zu weiteren Themen der Transformation!

Michael Roth, Consultant Workplace Transformation / Change & Communications bei Devoteam Alegri ist mit dem Thema als Speaker auf dem SharePoint Saturday am 11.05.2019 in Köln vertreten.

 

 

 

 

 

Quelle Titelbild: iStock



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